Circolare 1/2003

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Roma, 10 gennaio 2003

Circolare n.1/2003

Oggetto: Lavoro – Libri paga e matricola – Nuove modalità di tenuta – D.M. 30.10.2002, su G.U. n.282 del 2.12.2002.

Come è noto, l’art.119 della legge 388/2000 (finanziaria per il 2001) ha stabilito che la tenuta dei libri paga e matricola da parte dei datori di lavoro può avvenire anche tramite fogli mobili le cui modalità di impiego avrebbero dovuto essere disciplinate con decreto ministeriale.

A distanza di due anni il decreto in oggetto ha ora reso operativa tale semplificazione disciplinandone condizioni e modalità di utilizzo.

f.to dr. Piero M. Luzzati	Per riferimenti confronta circ.re conf.le n.12/2001
	Allegato uno
	M/n
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G.U.n.282 del 2.12.2002 (fonte Guritel)

MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI

DECRETO 30 ottobre 2002

Modalita' applicative per la tenuta dei libri paga e matricola.

Visto l'art. 134 del regio decreto del 28 agosto 1924, n. 1422, che

disciplina la tenuta dei libri paga e matricola da parte di datori di

lavoro che abbiano alle proprie dipendenze persone non soggette alla

assicurazione presso l'Istituto nazionale per l'assicurazione contro

gli infortuni sul lavoro (I.N.A.I.L.);

Visti gli articoli da 20 a 26 del decreto del Presidente della

Repubblica del 30 giugno 1965, n. 1124, che disciplinano la tenuta

dei libri paga e matricola per i datori di lavoro che abbiano alle

proprie dipendenze persone soggette alla assicurazione I.N.A.I.L.;

Visti gli articoli l e 5 della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che

consentono ai consulenti del lavoro ed agli altri soggetti abilitati

di tenere presso il loro studio ovvero la loro sede i libri paga e

matricola avvalendosi anche di sistemi alternativi;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica del 20 aprile

1994, n. 350, recante il regolamento di semplificazione della tenuta

del libri paga e matricola di cui all'art. 20 del decreto del

Presidente della Repubblica del 30 giugno 1965, n. 1124, ed, in

particolare, l'art. 2 ai sensi del quale e' stato abrogato l'art. 22

del citato decreto n. 1124 del 1965, che prevedeva la preventiva

autorizzazione dell'ispettorato del lavoro alla tenuta di libri paga

e matricola con sistemi alternativi meccanici e cartacei, e sono

state individuate le modalita' per l'adozione di supporti elettronici

e magnetici;

Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59, in materia di conferimento di

funzioni e compiti alle regioni ed enti locali e per la

semplificazione amministrativa, che, all'art. 15, comma 2, prevede

che gli atti, i dati ed i documenti formati dalla pubblica

amministrazione e dai privati, con strumenti informatici o

telematici, nonche' la loro archiviazione o trasmissione con

strumenti informatici o telematici, siano validi e rilevanti a tutti

gli effetti di legge;

Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8

febbraio 1999, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica

italiana n. 87 del 15 aprile 1997, recante le regole tecniche per la

formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la

riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti

informatici;

Visto l'art. 5 del decreto legislativo 23 febbraio 2000, n. 38, che

ha esteso l'obbligo dell'assicurazione contro gli infortuni sul

lavoro ai lavoratori parasubordinati;

Visto l'art. 119, comma 4, della legge 23 dicembre 2000, n. 388,

che prevede che la tenuta dei libri paga e matricola possa avvenire

mediante l'utilizzo di fogli mobili secondo condizioni e modalita' da

stabilire con apposito decreto del Ministro del lavoro e delle

politiche sociali;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,

n. 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e

regolamentari in materia di documentazione amministrativa ed, in

particolare, gli articoli 6 ed 8, comma 2;

Visto il parere dell'Autorita' per l'informatica nella pubblica

amministrazione espresso con nota n. 7988 del 12 dicembre 2001;

Decreta:

Art. 1.

1. La tenuta e la conservazione dei libri di matricola e di paga

possono essere effettuate mediante l'utiliz-zazione di:

a) fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica nel

rispetto delle procedure stabilite nel presente decreto;

b) supporti magnetici - sui quali ogni singola scrittura

costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni

in precedenza effettuate garantendo, cosi', oltre la consultabilita',

in ogni momento, anche l'inalterabilita' e l'integrita' dei dati

nonche' la sequenzialita' cronologica delle operazioni eseguite, nel

rispetto delle regole tecniche di cui agli articoli 6 ed 8, comma 2,

del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445

- i quali secondo le modalita' previste dalla normativa in materia,

sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione.

2. I sistemi di cui al comma l devono essere comunque idonei ad

eseguire tutte le registrazioni previste dalla vigente normativa.

Art. 2.

1. Per la sostituzione del libro matricola e di paga con il sistema

di cui all'art. 1, comma 1, lettera a), i datori di lavoro devono

presentare i fogli alla sede territorialmente competente

dell'Istituto assicuratore che provvede, anche attraverso soggetti

convenzionati, alla vidimazione dei fogli ed a contrassegnare gli

stessi con un numero d'ordine progressivo, all'attribuzione dei fogli

ai soggetti richiedenti ed alla registrazione di tale attribuzione su

apposito modulo con l'indicazione della pratica da intestare agli

stessi soggetti.

2. Nei casi di stampa laser dei dati retributivi, i datori di

lavoro sono esonerati dalla preventiva vidimazione e numerazione dei

fogli paga alle condizioni prefissate dall'Istituto assicuratore.

Art. 3.

1. In caso di accentramento della elaborazione dei libri matricola

e paga, mediante i sistemi di cui all'art. 1, comma 1, lettere a) e

b), il datore di lavoro deve richiedere apposita autorizzazione alla

direzione provinciale del lavoro - servizio ispezione del lavoro,

specificando il tipo di sistema adottato.

Art. 4.

1. I consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati, al

momento della richiesta della vidimazione e della numerazione unica

dei fogli di matricola e di paga all'Istituto assicuratore, che

provvede anche attraverso soggetti convenzionati, devono esibire le

deleghe all'uopo rilasciate dai datori di lavoro, e:

a) presentare i fogli di matricola e di paga alla sede,

territorialmente competente, dell'Istituto assicuratore, che provvede

alla vidimazione dei fogli ed a contrassegnare gli stessi con un

numero d'ordine progressivo, all'attribuzione dei fogli ai soggetti

richiedenti ed alla registrazione di tale attribuzione su apposito

modulo con l'indicazione della pratica da intestare agli stessi

soggetti;

b) inviare, a mezzo raccomandata, alla sede dell'Istituto

assicuratore di cui alla lettera a), l'elenco di tutte le ditte che

si avvalgono di tale sistema, con indicazione dei numeri delle

relative posizioni assicurative e della data di inizio di tenuta dei

libri di matricola e di paga secondo il sistema adottato;

c) segnalare tempestivamente, mediante raccomandata alla sede

dell'Istituto assicuratore di cui alla lettera a), le ditte che

richiedano l'adozione di tale sistema di tenuta dei libri e quelle

che cessino di avvalersene;

d) inviare, entro il 31 marzo dell'anno successivo a quello di

riferimento, alla sede dell'Istituto assicuratore di cui alla lettera

a), ed in qualsiasi momento su richiesta della stessa ovvero della

direzione provinciale del lavoro territorialmente competente, un

tabulato contenente:

1) l'elencazione delle aziende recante, in ordine progressivo,

il numero di posizione assicurativa e con l'indicazione distinta, a

fianco di ciascuna, dei fogli di paga e di matricola utilizzati per

tutto il territorio interessato all'accentramento da n. ... a n. ...,

compresi quelli annullati o deteriorati;

2) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati o

deteriorati, dei fogli matricola utilizzati per ciascuna provincia

dal n. ... al n. ..., e nell'ambito di questa per ciascuna azienda

dal n. ... al n. ...;

3) il numero dei fogli di paga, comprensivo di quello dei fogli

annullati o deteriorati, utilizzati per ciascuna provincia dal n. ...

al n. ... e nell'ambito di questa per ciascuna azienda dal n. ... al

n. ...;

4) l'indicazione del periodo di paga;

e) inviare alle singole aziende, entro l'ultimo giorno del mese

successivo a quello di paga:

1) un tabulato contenente l'indicazione del periodo di paga,

del numero dei fogli di paga e di matricola, distintamente

utilizzati, da n. ... a n. ..., compresi quelli annullati o

deteriorati, e del numero dei fogli di paga e di matricola utilizzati

distintamente in tutto il territorio interessato all'accentramento,

da n. ... a n. ... e nel territorio provinciale da n. ... a n. ...;

2) i fogli matricola e di paga utilizzati, per il mese di

competenza, completi di tutte le registrazioni. Detti fogli, posti in

ordine progressivo, costituiscono, rispettivamente, il libro di

matricola ed il libro di paga, aggiornati al mese immediatamente

precedente, che il datore di lavoro dovra' tenere sul luogo di

lavoro. Resta fermo l'obbligo del datore di lavoro di tenere, al

corrente, sul posto di lavoro il sistema utilizzato per la

rilevazione delle presenze giornaliere.

2. I consulenti e gli altri soggetti abilitati sono esonerati dalla

preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga nei casi e nelle

condizioni di cui all'art. 2, comma 2.

Art. 5.

1. Le registrazioni relative ai contratti di collaborazione

coordinata e continuativa, per i soggetti assicurati contro gli

infortuni sul lavoro, anche nel caso di tenuta, distinta od

unificata, dei libri, mediante i sistemi di cui all'art. 1, comma 1,

lettere a) e b), devono contenere, oltre ai dati anagrafici e fiscali

del collaboratore, gli estremi del contratto (data e compenso

pattuito) e relativamente al solo libro paga, l'ammontare del

compenso erogato, gli oneri contributivi e fiscali a carico del

lavoratore e le detrazioni fiscali applicate.

2. La tenuta unificata dei libri di matricola e di paga deve,

comunque, permettere, su richiesta degli organi ispettivi, il

riepilogo, in ordine cronologico, delle assunzioni e degli incarichi

di collaborazione coordinata e continuativa.

Art. 6.

1. La disciplina della tenuta e della conservazione dei libri paga

e matricola, per quanto non previsto nel presente decreto, rimane

contenuta negli articoli da 20 a 26 del decreto del Presidente della

Repubblica del 30 giugno 1965, n. 1124.

Roma, 30 ottobre 2002

Il Ministro: Maroni